高速で仕事を回すための「メール活用法」

こんにちは。冨田です。

ビジネスパーソンであれば、誰でも日常的にメールは使っていると思います。
社員同士の連絡であれば、チャットツールを使ったりしていますが、対お客さんとなると、やはり今でもメールが必要です。

そして、メールをどう活用するかが、仕事を進める上でけっこう大事になってきます。

そこで今日は、私が実践している「メール活用法」をご紹介したいと思います。

①「未読メール＝タスク」と捉える

よく、受信トレイに「未読メール」が山のように溜まっている人がいますが、私からすれば信じられません。
「未読」ということは、メールを開いていない。つまり読んでいないということです。

相手から来ているメールで、「重要なこと」や「返事が必要なこと」が書かれていても、未読状態ではまだ確認できていないということです。最悪、そのままスルーしてしまうことになります。

私は、「未読メール＝タスク」と捉えています。
つまり、「未読メール」が残っているということは、「完了していないタスク」が残っているということです。

だからといって、すべてのメールの中身を読んでいるわけではありません。関係ないメールもたくさんありますので。
ですが、「既読」にしておくことで、自分の中で「タスクが完了」したことになり、気持ちがスッキリします。

②あえて「未読」に戻す

逆に、一度開いたメールでも、あえて「未読」に戻すことをしています。

それはなぜかというと、「いますぐに対応できないタスク」の場合には、あとでやるために、「未読」に戻しておくということです。
かといって、明日、明後日やるわけではなく、数時間後、つまり今日中に対応するメールのことです。

日程調整メールや、請求書が添付されたメールなど、いまこの瞬間には処理できないけど、手をつけている作業が終わればすぐに対応できるものです。

こういったものは「未読」にしておかないと、あとで見逃してしまうからです。

「既読」から「未読」へ。
言い換えると、「完了」から「未完了」へ戻すということです。

でもそのためには、常にすべてのメールを既読にしておかないといけません。
なぜなら、必要な「未読メール」が埋もれてしまうからです。
そういう意味でも、常に受信トレイはスッキリとしておくことが大事です。

③あとあと確認するメールは「フラグ」をつける

すでに対応したメールでも、あとあと必要になってくるメールには「フラグ」をつけておきます。

たとえば、ウェブ会議のURLが貼られたメール。予約した会議室や飲食店の予約完了メール。セミナーやイベントに参加するため申し込んだ予約完了メールなど。

これらのメールにフラグをつけておくのは、当日になって詳細を確認したい時、すぐにアクセスできるからです。

また、重要なことが書かれていたり、残しておきたい内容のメールなどにもフラグをつけておきます。
つまり備忘録ですね。

④フォルダ分けしておく

これは多くの人がやっていると思いますが、定期的に来るメールは「受信トレイ」をスキップして、任意で作った「指定フォルダ」に直接入るように設定しておきます。

こうしておけば、受信トレイの中で埋もれることなくすぐに確認することができます。

こういった定期的に来るメールは、「決まったメールアドレス」「決まったタイトル名」などで設定できます。

私の場合は、毎日あらゆる求人の応募通知メールが来ますので、求人媒体ごとにフォルダを作って分かりやすく整理しています。

⑤常に相手にボールを返しておく

これは心構え的なことかもしれませんが、相手から何か依頼や相談が投げかけられた時に、必ず相手にボールを返しておくということです。

ボールを返すとは、野球のキャッチボールの例えなんですが、自分の手元にボールを置いておくのではなく、「相手に投げ返した状態」にしておくということです。
メールで言うと、相手に「返信」しておくということです。

たとえば、日程調整メールは相手に候補日を出しておくとか。質問には一次回答をしておくとか。

とにかく、自分が回答しないといけない状態を避けること、あるいは回答する時間を長く持たないことです。
仕事を早く進める上で、このクセはつけておいた方が良いと思います。

⑥不要なメールはまとめて一括「既読or削除」

いまのメーラーには、迷惑メールを察知し、直接迷惑メールフォルダに放り込んでくれる優れた機能があります。

なので、受信トレイから迷惑メールを除外する作業というのは、ほぼ無くなりました。

メルマガなどの営業メールも、Gmailであれば「プロモーション」や「ソーシャル」タグへ自動で仕分けされます。

これらはGmailのAIが進化したから助かっているのですが、もしGmailではない場合、受信トレイにこのような営業・販促メールが溜まってきちゃいますよね。

その場合には、送られてくるメールマガジンを「配信停止」にしたり、まとめて一括で「既読」か「削除」すればよいと思います。

そうすることで「未読メール」が無くなり、スッキリします。

最後に

ということで、私が実践しているメール活用法をいくつか紹介しましたが、いかがでしょうか。

もちろん、これがすべて正解とは思っていないのですが、少なくとも私にとっては合っています。

今回のメール活用法が、少しでも参考になれば幸いです。

それではまた。

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