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Kintone(キントーン)の特徴とは?

 

 

こんにちは。人材開発の冨田です。

さて今日は、会社で使っているITツール「キントーン」について解説したいと思います。

キントーン(Kintone)は、サイボウズが提供しているクラウドサービスで、すでに20000社以上も導入しているメガツールなのです。

最近よくCMも流れていますね。駅構内や電車内でも広告を見かけるかと思います。

それでは、このキントーンはどういう機能があり、どういうところが便利なのかを一つ一つ解説していきます。

 

 

1.データベース機能

たとえば当社であれば、登録者情報や求人情報、顧客情報など膨大なデータがあります。

そのバラバラのデータを一箇所にまとめて蓄積できるため情報の一元管理ができます。

検索窓もあり、氏名や企業名など打ち込めばすぐに探すことができます。

使えば使うほどデータは溜まっていきますので、使えば使うほどこのツールから離れられなくなります。

 

 

2.コミュニケーション機能

社員間で連絡を取り合う時、あるいは全体で情報を共有する場合、メールではなくキントーンのメッセージ機能を使います。もはや社内連絡用でメールは使っていません。

たとえば、派遣契約切れする人材がいた場合に、社内掲示板にその人材情報とともに投稿すれば、欲しいと思っている営業社員からすぐにコメントが入ります。

「いいねボタン」なんかもあり、見た目はFacebookやLINEのタイムラインのような感じですね。

 

 

3.業務プロセスの管理機能

たとえば稟議申請など、上長に承認をもらう必要がある社内の手続きがありますよね。

いままではエクセルで作成して、紙に印刷してハンコを押して補足資料をクリップ留めして上長の机の上に置いていました。

その場合、上長が外出中にはそもそも見られませんので、稟議書を確認されるのは会社に戻ってきてからです。

それをキントーンでアプリ化してしまえば、外出先のPCやスマートフォンですぐに確認できますので、手間が激減する上に承認スピードも速くなります。

 

 

4.かんたんアプリ作成

前述の稟議書アプリのように、業務ごとにアプリを自由に作れます。

顧客との商談情報や派遣スタッフとの面談情報など、それぞれアプリ化ができデータの集約もしやすいです。

アプリはノーコードで作成が可能で、ドラッグアンドドロップで入れたい項目をサクサク追加できます。

数値の計算式も入れられますので、売上、コスト等の集計もカンタンにできます。

また、グラフ化もできますのでざっくり知りたい時の可視化も可能です。

 

 

5.脱エクセルとしての機能

グーグルのスプレッドシートにしてもそうですが、エクセルはどんどんクラウド化させていると思います。

紙で提出しなければならないものは、エクセルフォームで作られた様式が多いですが、そもそもリアルの紙が必要ないものに関しては、キントーンで代用してしまった方が便利かつ経済的です。

あと、エクセルは複製、複製で同じファイルがいくつもPC上に出来てしまいます。通称「セクセルお化け」ですね。こうなると最新版が分からなくなり管理がしづらいです。

エクセルをキントーン化すれば、クラウド上で上書き編集もできますので常に最新の状態でいられます。

 

 

6.アクセス権の管理

アプリや投稿内容が社員全員に見せて良いものと、特定のメンバーのみで共有したいものなど色々ありますよね。

それらの「アクセス権」を設定する事ができますので、同じキントーン内においてもセクションごとで様々な使い方ができます。

あるいは、外部の会社さんとのやり取りなんかも、「ゲストスペース」というクローズドなスペースが作れますので、その中でやり取りが可能となります。

 

 

さて、キントーンの機能についていくつか解説してみましたがいかがでしょうか。

当社も導入当初は社内になかなか浸透せず、これほんと使えるのかな?と思っていましたが、あれから9年ほど経ちました。
もう当社においては無くてはならない基幹システムとなっています。

 

 

一方で、キントーンにはまだまだ使いこなせていないほどのポテンシャル(可能性)も感じています。

これからもキントーンを活用して業務改善をし続けていきたいと思います。

もしキントーンに興味を持たれた方は、30日間の無料お試し期間がありますので、一度触ってみてはいかがでしょうか。(決して回し者ではありません)

 

 

 

 

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